Asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön rekisteriselosteet

Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) vaatimia henkilötietolain mukaisia rekisteriselosteita ovat osakeluettelo ja asukasluettelo. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä, yhtiötä tai säätiötä, jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä. Rekisterinpitäjänä toimii näin ollen asianomainen asunto-osakeyhtiö tai kiinteistöosakeyhtiö, ei esimerkiksi isännöintiyritys.

Asukasluettelo

Asukasluettelon tarkoituksena on helpottaa yhtiön asukassuhteesta johtuvien asioiden hoitamista. Asukasluettelo on tarpeellinen oikean henkilön varmistamiseksi esimerkiksi avaimen luovuttamisen yhteydessä tai perittäessä vesimaksua pääluvun mukaan.

Osakeluettelo

Rekisteriseloste on laadittava asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 12§:ään perustuen asunto-osakeyhtiön osakeluettelosta. Osakeluettelo on laadittava viipymättä asunto-osakeyhtiön perustamisen jälkeen. Hallitus voi vapaasti valita osakeluettelon laatimis- ja säilyttämistavan, mutta osakeluettelon on kuitenkin täytettävä asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 12§:n vaatima vähimmäissisältö.

Osakeluettelon ylläpitäminen

Osakeluettelon ylläpitämisestä vastaa asunto-osakeyhtiön hallitus. Käytännössä osakeluettelon ylläpitäminen ja muuttaminen jätetään isännöitsijän tehtäväksi, mutta hallituksella on vastuu valvoa, että osakeluetteloa pidetään asianmukaisesti.

Oikeus tutustua rekisteriselosteeseen

Henkilötietolaki edellyttää rekisteriselosteen olevan jokaisen saatavilla. Lisäksi asuntoosakeyhtiölain 2 luvun 15§:n mukaan asunto-osakeyhtiön voimassa olevat osakeluettelotiedot ovat julkisia. Näin ollen jokaisella on oikeus saada tutustua luetteloon ja kohtuulliset kulut korvattuaan saada jäljennös osakeluettelosta tai sen osasta. Jokaisen oikeus saada tutustua osakeluetteloon ei kuitenkaan tarkoita, että osakeluetteloa tulisi pitää jatkuvasti yleisön saatavilla. Asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 15§:n mukaan riittävää on, mikäli isännöitsijä varaa tilaisuuden tutustua osakeluetteloon kohtuullisen ajan kuluessa pyynnöstä. Henkilötietojen luovutus Osakeluettelon julkisuudesta huolimatta ei asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 15§:n mukaan osakkeenomistajana olevan luonnollisen henkilön henkilötiedot, eli osoite ja syntymäaika, ole julkisia. Nämä tiedot voidaan kuitenkin luovuttaa toiselle osakkeenomistajalle, viranomaiselle tämän tehtäviin kuuluvassa asiassa ja entiselle osakkeenomistajalle, mikäli entinen osakkeenomistaja osoittaa oikeutensa vaatia tietoja.

Voit pyytää taloyhtiökohtaisen rekisteriselosteen nähtäväksi isännöitsijältäsi.